Tugas Dan Peranan Sekretaris
“A Secretary assist an excecutive in carrying out the detail o his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.’’Beamer, Hanna, Popham ( Effective Secretarial Practise).
Secara general peranan sekretaris menyangkut :
1. Terhadap atasan :
· Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
· Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.
· Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
· Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.
· Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan.
· Mediator pimpinan dengan bawahan.
2. Terhadap bawahan/karyawan :
· Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.
· Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.
· Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.
· Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.
TUGAS SEKRETARIS
Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :
1. Menurut wewenangnya.
· Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.
· Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.
· Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.
2. Menurut jenis tugasnya.
· Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.
· Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.
· Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.
· Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.
Syarat Profesional Sekretaris
Selama ini, orang cenderung mendeskripsikan seorang sekretaris sebagai sosok wanita berpenampilan cantik dan menarik. Anggapan ini jelas salah besar. Karena seorang sekretaris tidak melulu ahrus selorang wanita. Dan kalaupun ia wanita, tidak selalu harus cantik dan menarik.
Secara professional, ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang baik.
- Personality. Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga image perusahannya.
- General Knowledge. Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.
- Special knowledge. Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.
- Skill and technic, di antaranya meliputi kemampuan mengetik, koresponednsi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.
- Practice, kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll/
Sekretaris dan Tata Ruang Kantor
Para ahli ilmu jiwa berpendapat bahwa lokasi fisik atau tata ruang tempat orang bekerja mempuinyai pengaruh terhadap sikapnya.,produktivitasnya dan pergaulamya dengan yang lain. Kantor-kantor mederen dirancang dan di bangun sesuai dengan perkembangan tehnologi. Rancangan kantor-kantor moderen adalah kantor terbuka sehingga mempermudah komunikasi dan terjalinnya kerja yang harmonis.
Human Miller and human Miller Inc., perusahaan perancang kantor yang terkenal taraf Internasional, berkedudukan di Zeeland, Michigan, adalah seorang penganjur utama konsep kantor terbuka. Miller menjelaskan bahwa kantor yang kita kenal sekarang ini sudah berumur lebih dari seratus tahun. Pada mulanya kantor adalah sekumpulan orang yang bekerja dalam satu ruangan yang penuh, memakai pena dan tinta untuk menulis dengan tangan dalam buku-buku besar dan membuat hitungan yang rumit. Tidak ada mesin tik, tiak ada mesin hitung, meja kantor yang pantas, alat-alat reproduksi, dan sedikit pengertian mengenai pengaruh lokasi serta kenyamanan bagi para pekerja.
Konsep kantor terbuka dapat menimbulkan salah pengertian. Ini bukan sekedar suatu ruangan tanpa tembol dengan meja-meja yang ditaruh sembarangan. Kantor terbuka merupakan suatu konstruksi yang memberikan keterbukaan untuk mempermudah berkomunikasi dan pertemuan, namun sekaligus menjamin kebebasan pribadi. Kebebasan pribadi diciptakan dengan pemasangan sekat-sekat yang dapat dipindahkan atau digeser. Sekat-sekat tersebut menghindarkan para manajer dari isolasi tembok tertutup dan perasaan tidak enak yang menghinggapi seseorang bila dalam ruangan sama sekali terbuka.
Keuntungan yang diperoleh dari kantor terbuka adalah:
- Kantor terbuka memungkinkan perubahan terus-menerus dengan biaya minimum setelah pola dasarnya ditetapkan.
- Adanya kenyamanan karena sirkulasi udara cukup lancar,penerangan merata,kursi dan meja yang enak dipakai,memperbaiki semangat kerja dan cenderung menghilangkan sebagian dari perselisihan yang timbul akibat tempat kerja terlalu berdekatan.
- Arus perkerjaan lebih lancar dan hal-hal yang saling berkaitan dapat ditempatkan sedemikian rupa sehingga pekerjaan dapat dengan mudah beralih dari seksi yang satu keseksi yang lain.
Penyeliaan lebih mudah diadakan karena penempatan penyelia memungkinkannya melihat apa yang dikerjakan oleh semua pegawai
Keahlian komunikasi Bagi Sekretaris
Komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu Communicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Istilah Commucatio bersumber dari kata communis yang arinya sama maknanya. Jadi sekelompok orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna, jika tidak maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Bila seseorang menyampaikan pesan, pikiran dan perasaan kepada orang lain dan orang tersebut mengerti apa yang dimaksudkan oleh penyampaian pesan maka komunikasi berlangsung.
Pengertian komunikasi adalah suatu proses penyampaian pikiran dan perasaan oleh seseorang kepada orang lai dengan menggunakan lambang-lambang yang mempunyai arti bagi kedua belah pihak. Proses penyampaia tersebut pada umumnya manggunakan bahasa, karena bahasa menggunakan lambang yang dapat mewakili sesuatu, baik yang berwujud maupun tidak. Selain bahasa dapat juga digunakan gerak isyarat atau mimik dan pant mimik. Kounikasi dengan bahasa disebut komunikasi verbal sedangka komunikasi dengan menggunakan lambang disebut komunikasi non verbal.
Bagi sekretaris terutama perlu mengetahui dan menguasai tehnik komunikasi langsung (face to face). Jenis komunikasi ini yaitu
- Komunikasi langsung antara seorang komunikator dengan seorang komunikan
- Komunikasi kelompok yaitu komunikasi antara seseorang atau lebih dengan sekelompok orang secara tatap muka.
Keuntungan komunikasi antar pribadi untuk melakukan persuasi adalah terjadinya kontak pribadi, sehingga komunikator memahami , mengetahui dan mengkaji sejauh mana pesan yang disampaikan dapat diterima baik oleh komunikan. Dengan mengetahui, memahami dan mengkaji hal-hal tersebut, komunikator dapat memperbaiki sikap antara lain:
- Mengontrol setiap kata dan kalimat yang diucapkan
- Mengulangi kata-kata yang mempunyai maksud penting disertai berbagai penjelasan secukupnya
- Memberi kepastian pengertian apa yang telah di ucapkan
- Memberi intonasi kata-kata yang penting
Yang perlu dilakukan oleh komunikator agar dalam berkomunikasi berjalan lancar:
- Berperilaku empatik yaitu memahami perasaan orang lain dan berperilaku simpatik
- Tanamkan percaya pada diri sendiri tanpa pengaruh orang lain
- Bersikap sebagai fasilitator yaitu memberi arah kemudahan
- Apa yang di ucapkan harus dapat dipertanggung jawabkan
- Apa yang dikemukakan berdasarkan fakta dan kebenaran
